LA
ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
Flujos de información en las estructuras
organizacionales
La forma en que circula la información por los distintos niveles de una
organización se denomina flujo de
información.
Una de las herramientas más importantes para la representación gráfica
de flujo de información son los diagramas
de flujo, también llamados flujogramas
o cursogramas.
Estos diagramas son gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento
o curso, de una actividad, un formulario, un informe, materiales, recursos,
personas, documentos, etc.
Permiten representar
gráficamente una sucesión de pasos o acciones que forman un procedimiento.
Para confeccionar los cursogramas
se utilizan símbolos convencionales. Hay diversidad de criterios, los más
comunes son los siguientes:
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Operación: producir,
transcribir, adicionar, analizar información.
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Curso o dirección que sigue el
procedimiento.
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Emisión de formularios que
transportan información. La cantidad de dibujos indica la cantidad de
ejemplares que emiten de cada formulario. (dos
cuadrados: original –más próximo-, duplicado –detrás-)
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Control: verificación o
inspección de la información, los libros o las mercaderías.
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Desglose de documentos:
distribución de documentos entre distintos sectores de la empresa o hacia el
exterior de la misma.
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Archivo transitorio de la
documentación.
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Archivo definitivo de la
documentación.
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Destrucción de la
documentación.
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Conector: permite conectar un
circuito con otro (puede incluir una letra, par diferenciarlos en el caso de
utilizarse más de uno)
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Sirve para
representar una factura, remito, orden de pago o cualquier documento comercial
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CURSOGRAMAS - EJERCICIOS VARIOS
EJERCICIO
1 -
“CURSOGRAMA COMPRAS”
ALMACÉN: 1.- Confecciona una solicitud de compra por
duplicado.
2.- Envía el original
a compras y archiva el duplicado
COMPRAS 3.- Controla los datos de la solicitud de
compra
4.- Selecciona al
proveedor adecuado
5.- Archiva el
original de la solicitud de compra
EJERCICIO
2 -
“CURSOGRAMA VENTAS”
USUARIO: 1.- Solicita mercadería.
EMPLEADO: 2.- Verifica Stock en la PC.
3.- Confecciona
comprobante por duplicado
4.- Entrega el original al cliente para que pague en caja junto con el
comprobante anterior
5.- Archiva el
duplicado.
EJERCICIO
3
Confecciona un cursograma que represente el
siguiente procedimiento de “devolución de mercaderías”:
CLIENTE 1. Entrega ticket y mercaderías al vendedor.
VENDEDOR 2. Controla ticket y mercadería recibida
3.
Confecciona una nota de crédito por duplicado
4. Entrega el
original al cliente y conserva el duplicado
EJERCICIO
4
Representa gráficamente el siguiente procedimiento
de “cobro de mercaderías”:
CLIENTE 1. Paga con tarjeta la compra realizada entregando tarjeta
junto con el D.N.I.
CAJA 2.
Controla tarjeta y D.N.I.
3.
Confecciona el cupón de la tarjeta por duplicado
4. Entrega al
cliente el duplicado del cupón y conserva el original
Cursograma: Circuito de búsqueda
laboral
Individuo
- Busca trabajo en los clasificados de diarios
- Escribe una carta de presentación
- Envía carta y currículum a una empresa
Recepción
Empresa
- Recibe carta y currículum
- Verifica datos y referencias
- Envía notificación para entrevista a la persona
Individuo
- Recibe notificación
- Se prepara para la entrevista
- Se dirige a la empresa (gerente) junto con su documentación.
Gerente
Empresa
- Realiza la entrevista
- Archiva documentación
RRHH
Empresa
- Realiza test a la persona basándose en la documentación archivada
- Confecciona un informe por triplicado. Envía el original y una
copia al gerente de la empresa y archiva el triplicado junto con la
documentación del individuo.
Gerente
Empresa
- Decide el futuro laboral del individuo en esa empresa.
Cursograma: Circuito de
selección de personal
Recepción
Empresa
- Recibe currículum y cartas de presentación de interesados a
diversos puestos laborales en esa empresa
- Archiva currículum y cartas
Gerente
Empresa
- Solicita a recursos humanos personal para cubrir el área de
atención al público.
RRHH
Empresa
- Busca a personas para cubrir dicha vacante, basándose en los
currículum y cartas archivadas
- Verifica datos y referencias
- Notifica a los interesados para una entrevista
Individuo
A
- Se presenta con su documentación en la empresa (RRHH)
- Realiza una series de test y entrevistas
RRHH
- Elabora un informe del individuo por triplicado, enviando el
original y una copia al gerente de la empresa y archivando el triplicado
junto con la documentación del aspirante.
Gerente
Empresa
- Recibe el informe del aspirante
- Envía notificación de entrevista al individuo
Individuo
A
- Recibe notificación
- Se prepara para la entrevista
- Se dirige a la empresa (Gerente) junto con su documentación
Gerente
- Realiza la entrevista
- Decide el futuro laboral del individuo en esa empresa.
Circuito de compras
Cuando
el almacén comprende la necesidad de adquirir materiales, por un pedido de los
sectores productivos, o por haber llegado al limite mínimo de existencia de los
mismos, inicia el procedimiento de compra de materiales.
Almacén
1. Confecciona una solicitud de compra de materiales por
duplicado.
2.
Envía el original a compras y archiva el duplicado.
Compras
3. Verifica los datos de la solicitud de compra
4.
Selecciona al proveedor adecuado.
5.
Emite la orden de compra por triplicado: envía el original al proveedor,
el duplicado a recepción de almacenes y archiva el
triplicado.
6.
Archiva el original de la solicitud de compra.
Recepción
7. Recibe el duplicado de orden de compra y lo archiva a la espera de
La
llegada de los materiales.
Proveedor
8. Emite el remito, por triplicado. Envía a recepción los materiales
Junto
con el original del remito y una copia.
9.
Archiva el triplicado del remito.
Recepción
10.Controla los materiales recibidos con el duplicado de la orden de
compra
(archivada provisoriamente) y el original y el duplicado del remito, enviados
por el proveedor.
11.Emite
un comprobante de entrada de materiales, por duplicado.
12.Envía
los materiales al almacén junto con el original del comprobante de entrada de
materiales.
13.Archiva
el duplicado de ese comprobante.
14.Distribuye
la documentación:
-Firma
el duplicado del remito y lo envía al proveedor.
-Envía
a contaduría el original del remito y el duplicado de la orden de compra.
15.Controla
los materiales con el original del comprobante de entrada y el duplicado de la
solicitud de compra que había archivado provisoriamente.
16.Anota
la entrada de los materiales en las fichas de stock.
17.Envía
a contaduría los originales del remito y del comprobante de entrada.
Circuito de pago de la compra realizada
Contaduría
1. Controla la documentación: el original del remito, el original
del
Comprobante
de entrada, y el duplicado de la orden de compra.
2.
registra la entrada de los materiales, una vez valorizados en el Diario
Mayor.
3.
archiva documentación: original del comprobante de entrada y el
remito,
en la carpeta del proveedor.
4.
destruye el duplicado de la orden de compra.
Proveedor
5. Emite la factura “A” por triplicado y remite original y triplicado al
Comprador.
Archiva el duplicado.
Contaduría
6. Controla la factura con el remito que había archivado.
7.
registra la operación en el Diario de ctas/ctes y en la ficha individual
del
proveedor.
8.
envía el original de la factura a tesorería y guarda el triplicado de la
factura
en un bibliorato especial ordenado por proveedor.
Tesorería
9. Confecciona los cheques para pagar al proveedor y los envía a
Contaduría.
Contaduría
10. Verifica los cheques con el resto de la documentación que tenía
Archivada
y hace la autorización correspondiente.
11.
registra contablemente el pago.
12.
envía los cheques a tesorería.
Tesorería
13. Registra la salida de los cheques en el libro de bancos.
14.
envía los cheques al proveedor.
Proveedor
15. Emite el recibo por duplicado. Envía el original a tesorería y
Archiva
el duplicado.
Tesorería
16. Recibe el recibo, controla y archiva la documentación: original de
Factura y de recibo.
ACTIVIDADES INTEGRADORAS DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS
EXCEL-WORD
Un comercio necesita enviar a sus clientes una carta
que incluye las promociones del mes en curso.
ü Guarda constantemente los archivos con el
nombre NOTEBOOK.
ü Diseña la carta donde explicas el motivo de la
misma y adjuntas la planilla con la promociones. La misma debe incluir Lugar y
fecha, encabezado de carta (a quien va dirigida por ej: Estimado Cliente..),
contenido (motivo de la carta, posibilidades de pago –tarjetas, efectivo,
etc.-, validez de la promoción, etc; y saludo cordial.
ü La carta debe estar alineada correctamente,
con fuente y tamaño adecuado, sangrías, interlineados y configuración de página
(tamaño del papel A4, márgenes, etc.)
ü Construye en Excel la planilla con la
información que se presenta a continuación, completándola con los cálculos
necesarios (fórmulas y/o funciones).
PROMOCIONES NOTEBOOKS PACKARD BELL
|
CODIGO
|
NOMBRE
|
PRECIO
|
CANTIDAD DE CUOTAS
|
VALOR DE CUOTA
|
PRECIO TARJETA DE LA CASA (DESCUENTO DEL 10%)
|
|
825898
|
EASYNOTE L2600
|
3699
|
12
|
|
|
|
825905
|
EASYNOTE B3300
|
4299
|
12
|
|
|
|
910509
|
EASYNOTE A6500
|
4699
|
12
|
|
|
|
|
PROMEDIO
DE PRECIOS
|
|
|
|
|
ü Incluye la planilla en la carta, copiándola
correctamente con el comando “pegado especial/opción Microsoft Office Excel”
del menú Edición.
ü Define como pie de página los datos personales
de los integrantes del grupo.
EXCEL
(gráficos estadísticos) - POWERPOINT
Diseña tres
diapositivas en PowerPoint que promocionen un artículo o un servicio.
La
primera debe incluir la
presentación del producto o servicio y los datos de la empresa y sus socios
(integrantes del grupo).
La
segunda y la tercera deben
incluir la promoción, incluyendo textos y gráficos estadísticos acordes
(realizados en Excel o en PowerPoint).
Incluye efectos e intervalos.
Guarda el trabajo con un nombre acorde al contenido
en la carpeta del curso.
Integración de Herramientas
Informáticas -- Trabajo Práctico: Lista de Precios (I)
Leer todas las consignas antes de comenzar a trabajar en la PC
Guardar constantemente los archivos en la carpeta del curso con el
nombre “Lista de Precios”.
·
Construir
una Lista de Precios que incluya,
entre otros, los siguientes campos:
Código, Descripción, Marca, Rubro, Stock, Precio de
Costo, % de ganancia, Precio de Venta, Iva, Precio de Venta con Iva, Precio con
Tarjeta de la casa, Precio con Tarjeta Visa, Precio con tarjeta MasterCard,
Precio con otras tarjetas, Precio Mayorista.
·
Separadamente,
en la misma hoja o en otra hoja de trabajo (siempre en el mismo Libro, crear
otra planilla con los siguientes datos:
Ganancia=25%; Iva = 21%; Visa = 5%; MasterCard =10%; Otras
tarjetas=15%; Precio Mayorista=5%
ACLARACIÓN: para hacer
referencia a una celda ubicada en otra hoja de trabajo, dentro del mismo libro,
definir =nombre de hoja!referencia de celda o fórmula
·
Los
precios con tarjetas serán calculados a partir del precio de venta con Iva.
El Precio
Mayorista es el precio bonificado
que abonará el cliente si compra 3 productos iguales.
·
Cargar 15
registros en la planilla, teniendo en cuenta que cada rubro deberá incluir un
mínimo de 3 productos.
Sólo se ingresarán los precios de costo, los demás valores se obtendrán
por cálculos a través de fórmulas y/o funciones, teniendo en cuenta los
porcentajes de cada uno.
Aspectos a tener en cuenta
El código podrá ser alfanúmérico, con un máximo de 10 caracteres.
La descripción será breve, y se definirá en la misma un hipervínculo para acceder a mayor
información del producto. El hipervínculo estará direccionado a un
documento de Word que incluya la imagen del producto además de la descripción
completa.
Los importes, de formato moneda, tendrán dos decimales.
La planilla incluirá como título “Lista de Precios”.
Deberá tener una orientación vertical y no deberá ocupar más de
una página de ancho (el largo estará condicionado por la cantidad de
artículos).
Todos los encabezados de columnas y su contenido, deberán estar
alineados correctamente.
Como encabezado de página incluirá el nombre del comercio y la
fecha.
Como pie de página en número de página.
·
Duplicar o copiar la planilla en otra hoja de trabajo.
·
En la Hoja2 deberá
ordenarse la planilla por Rubro, por Descripción y por Marca.
·
Totalizar el stock por rubro (ver comando Subtotal del
menú Datos)
·
Cambiar
el nombre a la Hoja 1 por Lista de Precios y
la Hoja 2 por
Lista de Precios por rubro.
Integración de Herramientas
Informáticas -- Trabajo Práctico: Lista de Precios (II)
Leer todas las consignas antes de comenzar a
trabajar.
Guardar constantemente los archivos en la
carpeta del curso.
Abrir
el archivo de Excel “Lista de
Precios”
Duplicar
la Hoja1 (Lista de Precios) y cambiar el nombre por
“Consultas”.
Aplicar
los filtros necesarios para
obtener las consultas que se detallan a continuación.
Cada planilla filtrada deberá copiarse debajo con un
título acorde al contenido.
Ø Todos los artículos de un determinado rubro,
ordenados por código de artículo.
Ø Todos los artículos de una determinada marca,
ordenados por nombre de artículo.
Ø Todos los artículos con códigos que comiencen
con determinada letra o número, ordenados por rubro, marca y código
Ø Todos los artículos cuyos precios de costo
están entre un determinado rango de valores, ordenados por precio de costo y
código.
Ø Los 5 artículos con Precio de venta más bajo,
ordenados por marca y nombre.
Ø Los 5 artículos con Precio de venta más alto,
ordenados por marca y nombre.
Construir
gráficos estadísticos en una hoja de trabajo nueva llamada
“Estadísticas”.
v Un gráfico de barras o columnas que represente
todos los precios de venta posibles de un producto que se repita en la
planilla.
v Un gráfico de anillos o circular tridimensional,
que represente los subtotales de stock obtenidos en la Hoja2 (Lista de Precios por
Rubro).
v Un gráfico de líneas que represente los
productos más económicos.
v Un gráfico de líneas que represente los
productos más caros.
Todos los gráficos tienen que tener títulos, leyendas
cuando es más de un grupo de datos, rótulos de datos, colores personalizados,
líneas de división cuando sean necesarias.
Integración de Herramientas de
Excel --
Trabajo Práctico: Listado de Deudores
Guardar constantemente el archivo en la
carpeta del curso con el nombre “Deudores”.
·
Construir
una Lista de Deudores que incluya,
entre otros, los siguientes campos:
Código,
Apellido, Nombre, Fecha de deuda, Edad, Empresa, Años de Servicio, Importe
Original, % de actualización, Importe Actualizado, Plan de Pago.
·
Separadamente
(a la derecha de la planilla), diseñar una tabla que incluya el % de
actualización y el plan de pago (número de cuotas a pagar).
Actualización=35%;
Cuotas=12
Ø
Todos importes, tendrán dos decimales.
·
Sólo se ingresarán los importes originales,
los demás valores se obtendrán por cálculos a través de fórmulas y/o funciones,
teniendo en cuenta los valores de la planilla auxiliar (% de actualización y
cuotas)
·
Cargar 5
registros, 3 deudores de una empresa y 2 perteneciente a otra empresa.
·
Duplicar o copiar la planilla en otra hoja de trabajo.
·
En la Hoja2 ordenar
la planilla por Empresa, por Apellido y Nombre.
·
Totalizar el importe actualizado por empresa (comando
Subtotal del menú Datos)
·
Cambiar
el nombre a la Hoja 1 por Listado de
Deudores y la Hoja
2 por Listado de Deudores Actualizado.
·
Realizar
las siguientes búsquedas de información a partir de la Hoja1 (Lista de Deudores).
Cada una deberá quedar en una hoja independiente.
Ø
Todos los
deudores de una determinada empresa, ordenados por apellido y nombre.
Ø
El deudor
con mayor deuda (actualizada)
Ø
El deudor
con menor deuda.
Construir
gráficos estadísticos en una hoja de trabajo nueva llamada
“Estadísticas”.
v
Un
gráfico circular, que represente los subtotales de importes actualizados por
empresa, obtenidos en la Hoja2
(Lista de Deudores por Empresa).
v
Un
gráfico de anillos que represente el mayor deudor y el menor.
v Todos los gráficos tienen que tener títulos,
rótulos de datos, colores y fuentes personalizadas.
